Ręczne zatwierdzanie rezerwacji - pełna kontrola nad kalendarzem

Dowiedz się, jak włączyć ręczne zatwierdzanie rezerwacji i kiedy warto z tej funkcji korzystać.

Publiczny link do rezerwacji to wygodne rozwiązanie - klient sam wybiera termin, a Ty nie musisz ręcznie umawiać każdej wizyty. Jednak otwarta strona rezerwacyjna oznacza też, że do kalendarza może trafić każdy. Zapis na wizytę nie zawsze kończy się jej realizacją - zdarzają się nieobecności, rezerwacje z nieuzupełnionymi wymaganiami czy zgłoszenia, które po prostu nie pasują do Twojej oferty.

Ręczne zatwierdzanie rezerwacji to funkcja, która daje Ci pełną kontrolę nad tym, kto faktycznie trafi do Twojego kalendarza. Zamiast automatycznie potwierdzać każdą wizytę lub zapis na wydarzenie grupowe, system czeka na Twoją decyzję - zatwierdzenie lub odrzucenie zgłoszenia.

Jak włączyć ręczne zatwierdzanie?

• Przejdź do sekcji Usługi (lub Usługi grupowe),
• Kliknij w wybraną usługę,
• Zaznacz opcję Wymagaj ręcznego zatwierdzenia rezerwacji,
• Zapisz zmiany.

Od tej chwili każda nowa rezerwacja złożona przez stronę rezerwacyjną będzie czekać na Twoje zatwierdzenie.

Jak zatwierdzić lub odrzucić rezerwację?

• Otwórz wizytę lub wydarzenie w kalendarzu,
• Przy wizycie ze statusem "Oczekuje na zatwierdzenie" zobaczysz przyciski Zatwierdź i Odrzuć,
• Kliknij odpowiedni przycisk.

Powiadomienia

Po złożeniu rezerwacji wymagającej zatwierdzenia system automatycznie wysyła:

• Klientowi - wiadomość informującą, że jego rezerwacja oczekuje na zatwierdzenie,
• Firmie i pracownikowi - powiadomienie.

Po zatwierdzeniu klient otrzymuje standardowe potwierdzenie rezerwacji, takie samo jak przy automatycznym zapisie.

Kiedy warto korzystać z ręcznego zatwierdzania?

Ograniczona dostępność lub ekskluzywne usługi

Jeśli oferujesz usługę, na którą masz tylko kilka terminów w tygodniu, warto samemu decydować, kto je zajmie. Ręczne zatwierdzanie pozwala ocenić każde zgłoszenie zanim zablokujesz czas w kalendarzu - szczególnie przydatne przy konsultacjach, szkoleniach indywidualnych czy usługach premium.

Weryfikacja klienta przed wizytą

Niektóre usługi wymagają od klienta spełnienia określonych warunków - posiadania dokumentów, wcześniejszego przygotowania lub odpowiedniego doświadczenia. Zamiast dowiadywać się o tym w dniu wizyty, możesz najpierw przejrzeć zgłoszenie i dopiero wtedy potwierdzić termin.

Zajęcia grupowe z wymaganiami

Przy zapisach na warsztaty, kursy lub zajęcia grupowe ręczne zatwierdzanie daje możliwość sprawdzenia, czy uczestnik rzeczywiście spełnia wymagania grupy - poziom zaawansowania, wiek, sprzęt czy inne kryteria uczestnictwa.

Ochrona kalendarza przed przypadkowymi rezerwacjami

Jeśli Twój link do rezerwacji jest publicznie dostępny (np. na stronie internetowej lub w mediach społecznościowych), zdarzają się zgłoszenia od osób, które nie do końca rozumieją zakres usługi. Ręczne zatwierdzanie pozwala wyłapać takie sytuacje i skontaktować się z klientem przed potwierdzeniem.

Lepsza jakość obsługi przy usługach specjalistycznych

Terapeuci, coachowie, doradcy - w wielu zawodach pierwsza rozmowa z klientem powinna poprzedzić rezerwację. Ręczne zatwierdzanie daje przestrzeń na krótki kontakt, doprecyzowanie oczekiwań i lepsze dopasowanie wizyty do potrzeb obu stron.

Zalety:

• Pełna kontrola nad kalendarzem - zapisy nie są automatycznie dodawane,
• Możliwość odrzucenia klientów, którzy nie spełniają określonych warunków (np. brak wymaganych dokumentów),
• Przydatne przy usługach wymagających wcześniejszego przygotowania lub limitowanej dostępności,
• Lepsza jakość obsługi - możesz skontaktować się z klientem przed potwierdzeniem,
• Bezpieczeństwo przy zajęciach grupowych z ograniczoną liczbą miejsc i szczególnymi wymaganiami.

Wady:

• Wymaga regularnego sprawdzania nowych zgłoszeń,
• Klient musi czekać na potwierdzenie - co może zniechęcić osoby oczekujące natychmiastowego potwierdzenia,
• Większe zaangażowanie czasowe po stronie obsługi.